ALMERINDA TEREZINHA MEDEIROS DE SOUZA
tereca.s@terra.com.br
Santa Maria, Rio Grande do Sul (Brasil)
 

Eficiência e eficácia na administração do Centro Espírita 

(2ª Parte e final) 

Como forma de tornar prático o que expusemos até aqui, sugerimos alguns exemplos de indicadores para uma Casa Espírita:

·      Número de pessoas atendidas no Atendimento Fraterno;

·      Número médio de retorno ao AF;

·      Média de pessoas nos trabalhos de Assistência Espiritual;

·      Número de pessoas em grupos de ESDE;

·      Número de pessoas em outros grupos de estudo (evangelho, mediunidade etc.);

·      Número de crianças da Evangelização;

·      Número de jovens na Evangelização;

·      Eventos realizados (palestras, seminários, jornadas, feiras etc.);

·      Eventos realizados com dados específicos de cada um, como tema, tempo, palestrante, custos, receitas etc.;

·      Quantidade de itens distribuídos no serviço de Assistência Social (alimentos, roupas, agasalhos, livros etc.);

·      Número de famílias atendidas na Assistência Social;

·      Evolução do quadro de sócios (nas diversas categorias);

·      Número de expositores qualificados;

·      Número de passistas;

·      Comercialização de livros (quantidades especificadas por tipo de obra);

·      Comercialização de livros (em volume financeiro);

·      Financeiros (custos, receitas, inadimplência etc.);

·      Doações recebidas e distribuídas (em materiais e financeiras);

·      Cadastro de estoques (livros, materiais diversos, artigos de bazar etc.);

·      Dados de pesquisas diversas com trabalhadores, frequentadores, evangelizandos etc.

·      Cadastro completo de trabalhadores, sócios, colaboradores, voluntários (nome, endereço, telefone, e-mail, capacitação etc.);

·      Cadastro completo de evangelizandos (nome, endereço, telefone, filiação, idade, nível econômico e social, etc.);

·      Registro, acompanhamento e avaliação das diversas atividades específicas de cada Departamento;

·      Capacitação de trabalhadores (cursos, reuniões, seminários etc.);

·      Número de sugestões de melhorias apresentadas por trabalhadores e/ ou frequentadores, por período, por assuntos, viabilidade;

·      Dados legais (documentos fiscais, tributários, contábeis, atas, alvarás, termos de trabalho voluntário);

·      Outros dados específicos de cada Departamento, Setor ou Área da Casa Espírita, de acordo com o tipo de trabalho (assistência ao idoso, escolas, creches, serviços médicos, odontológicos, etc.);

·      Avaliação do desempenho dos trabalhos desenvolvidos (ESDE, reuniões públicas doutrinárias, AF, preparação de expositores, dirigentes, etc.).  

O monitoramento desses indicadores, através de um sistema de informações adequadamente planejado, permite ao dirigente acompanhar o desempenho da sua unidade, realizando as medidas corretivas necessárias ou planejando melhorias, representadas através de metas desafiadoras para toda a equipe. 

A Informação e o Processo Decisório 

“A informação é o ingrediente essencial na decisão. Não se pode pensar em uma situação decisória que dispense informação. Precisa-se de informações para identificar problemas, para perceber oportunidades, apoios, restrições. A geração e avaliação de alternativas não ocorrem sem uma base de informações”.

A atividade de planejamento apoia-se na intensa busca e organização de informações voltadas para o diagnóstico e o estabelecimento de metas; na fase de execução, a coordenação das ações não se efetua sem um apoio de informações; o acompanhamento e o controle da execução dependem da geração, organização e distribuição de informações que garantam novas decisões ao longo da implantação.

A cada etapa, a qualidade das decisões depende, em grande parte, da qualidade das informações que apoiam o decisor e isso nos leva à questão da utilidade da informação. A utilidade de uma informação está fortemente relacionada à contribuição que dá à qualidade das decisões.

Quais as características das informações úteis?

A primeira característica diz respeito à quantidade. A informação útil alcança o decisor na conta certa de suas necessidades: nem a mais nem a menos. Informação de menos produz um grau inevitável de incerteza na decisão. Informação demais demanda do decisor um trabalho extra de triagem que pode adiar desnecessariamente (ou até desastrosamente) a decisão.

A segunda característica diz respeito à adequação. A informação adequada é aquela que apresenta um conteúdo compatível com a natureza das decisões. A informação adequada ao nível operacional não é a informação adequada ao nível estratégico, por exemplo. Deve ser de fácil assimilação por todos os envolvidos.

A terceira característica de informação útil é ser oportuna. Oportunidade diz respeito ao momento em que a informação alcança o decisor: nem tarde, quando a escolha já tiver sido feita, nem cedo demais, a ponto de correr o risco da desatualização.

Outra característica diz respeito à confiabilidade, ou seja, ao grau de confiança que o decisor pode ter na informação recebida.

Clareza é outra característica da informação útil. A informação tem que ser inteligível para quem vai usá-la. Se não tiver um grau de clareza que garanta o seu uso imediato e não deixe dúvidas sobre o seu significado, não terá utilidade. Pode-se tomar, por exemplo, a informação do nível de eficácia de um método de evangelização. Ele só tem valor se para o decisor estiver claro o significado desse índice, se ele entender com que tipo de dados se chega a essa informação.

Uma característica da informação é a relatividade. Um número absoluto sem qualquer padrão de referência não se presta a apoiar o decisor. A informação de que 15 pessoas abandonaram o Estudo Sistematizado será praticamente inútil se o decisor não souber o total de pessoas que frequentam cada etapa do Estudo. Outra forma de apresentar a relatividade da informação é compará-la à meta do exercício ou a desempenhos de anos anteriores. Assim, diz-se que a informação será tanto mais útil ao decisor quanto melhor ideia ela forneça em termos comparativos.

Toda informação tem um custo. O custo para produzir uma informação adicional para o decisor tem que ser compensado pelo incremento de qualidade propiciado à decisão. Isso é muito importante considerar (...).

O outro alerta importante a respeito da informação e de seu custo é quanto à questão da exceção. Muito tempo e energia são alocados à prestação de informações sobre o que está bem, sobre a confirmação do esperado. Se entendermos que toda informação implica custo, tanto para quem produz como para quem utiliza, deve-se dar preferência a informar ao decisor sobre o que não vai bem, ou o que foge ao esperado. Infelizmente, embora este tipo de informação tenha maior valor para as correções de rumos, é muito difícil, na nossa cultura, que os prestadores de informação aceitem esta proposta de sacrificar as informações boas em benefício das informações de exceções”.

A Casa Espírita não foge às questões acima expostas. A racionalização das atividades administrativas deve estar sempre na pauta dos dirigentes. Estes devem agir como verdadeiros Agentes de Mudanças que são, não só da educação espiritual dos frequentadores e assistidos, como também das tarefas e serviços imprescindíveis à manutenção e permanência da Casa no horizonte temporal.

Concluindo, a administração, assim como o Espiritismo, possui um conjunto de conhecimentos específicos que é necessário conhecer para se desenvolver um bom trabalho. Tentar resolver as questões no âmbito da administração, baseando as decisões apenas no empirismo (experiência pessoal), é tão nocivo quanto empreender um trabalho doutrinário sem conhecer bem a Codificação.